Sistema para bares y restobares: barra, mesas y caja

¿Qué es un sistema para bares y restobares?

Un sistema para bares y restobares es el software que registra lo que pide cada mesa durante la noche, lo envía a la barra o a la cocina, cobra con boleta o factura electrónica y descuenta bebidas e insumos del inventario. En un bar manda la barra; en un restobar, también la cocina.

Lo que lo separa de un restaurante de almuerzo es el ritmo de la cuenta:

• Rondas, no pedidos: chilcanos, luego una tabla de piqueos, luego otra ronda. La ronda que se sirve «para anotarla después» es venta perdida.
• Dos estaciones a ritmos distintos: un trago sale en dos minutos y unas alitas en quince.
• Grupos que pagan por separado, con Yape, tarjeta o efectivo, y algunos con propina.
• Turnos largos: quien abrió la mesa no siempre la cobra, y la caja cierra de madrugada.

Checklist: qué debe resolver un sistema para bares, zona por zona

Cómo llevar la cuenta abierta de cada mesa ronda tras ronda

La regla es simple: ninguna ronda se sirve sin estar registrada en la cuenta de su mesa. Así la cuenta final es lo pedido, no lo que alguien recuerda.

En el salón de Quick eat!, cada ronda se comanda desde una tablet o un celular y se suma a la cuenta de la mesa. El plano en vivo muestra qué mesas están libres, con pedido, con la cuenta pedida o pagadas.

• Ingreso con PIN: los meseros entran con un PIN de 4 dígitos, solo en dispositivos que el negocio autorizó, y cada uno ve sus mesas.
• Grupos que crecen o se mudan: unes mesas, o cambias de mesa y la cuenta va con ellos.
• Otra ronda desde el celular: si lo activas, el cliente escanea el QR de su mesa, escribe el código de 4 dígitos que le da el mesero y pide; cuando pide la cuenta, el mesero recibe un aviso.

Lo detallamos en gestión de mesas y meseros.

Barra y cocina: cómo mandar cada pedido a su estación

Una misma ronda trae tragos y comida. Lo ordenado es comandarla una sola vez y que el sistema la reparta. En la pantalla de cocina de Quick eat! defines tus áreas, por ejemplo barra, cocina y parrilla, y cada producto va a la suya, con su tiempo en vivo. Si la barra prefiere papel, su comanda se imprime sola, y el mesero recibe un aviso cuando un plato está listo.

Para el happy hour, arma una campaña de descuento para el salón con su horario; puede aplicar solo en el punto de venta y, si coinciden varias, el sistema cobra el mejor precio. Más en promociones y descuentos para restaurantes.

Cómo dividir la cuenta, cobrar la propina y el recargo al consumo

Seis amigos, una cuenta y tres formas de pago: ahí se equivoca una caja.

1. 1Separa la cuenta por comensal: cada persona ve sus consumos y su total.
2. 2Cobra cada cuenta con la forma de pago que elija esa persona y, si usa dos, divide el pago (por ejemplo, Yape y tarjeta).
3. 3Registra la propina en el pago con tarjeta, Yape u otra forma que no sea efectivo, para que no se mezcle con el vuelto.
4. 4Emite la boleta o la factura de cada cuenta al cobrar: se envía a SUNAT sin otro sistema.

Si cobras recargo al consumo, en Quick eat! lo configuras como un porcentaje por local y el comprobante electrónico lo separa del precio; las reglas para cobrarlo e informarlo confírmalas con tu contador o abogado. Con Gestión de personas, un módulo aparte, repartes el recargo y las propinas entre el equipo. Más en recargo al consumo y propinas.

Cómo controlar las botellas y los insumos de la barra

En la barra la merma no se ve: una medida generosa, una botella rota, un trago sin anotar.

1. 1Registra cada licor como insumo y cada compra como un lote con su costo: el stock sale en orden de llegada.
2. 2Arma la receta de cada trago, por ejemplo cuánto pisco, limón y jarabe lleva un pisco sour. Con cada venta, los insumos bajan solos.
3. 3Si un trago se pide con uno u otro licor, cada opción descuenta el suyo.
4. 4Registra cervezas y gaseosas como productos de reventa: bajan una unidad por venta.
5. 5Cuenta las botellas, también las abiertas, y haz el cuadre de inventario: la diferencia con lo teórico es tu merma.

Con un stock mínimo por almacén, te llega un correo cuando un licor baja de ahí. Todo esto está en control de costos y mermas; el método, en control de inventario en restaurantes.

Cómo cerrar la caja de madrugada sin descuadres

A las tres de la mañana nadie quiere contar dos veces. El cierre tiene que ser corto y mostrar las diferencias de cada forma de pago, no solo del efectivo.

• Cada turno cierra con su ticket de cierre y su cuadre: cuánto se vendió en efectivo, tarjeta, Yape y Plin, y la diferencia con lo contado.
• Los descuentos manuales piden contraseña y las anulaciones quedan en su reporte.
• El agente IA avisa si una caja cerró con una mesa por cobrar y explica un sobrante, como una mesa a la que se le entregó la cuenta y nadie registró el cobro.

Más en cuadre de caja en un restaurante. Para verlo con tu carta de tragos, agenda una demo.