Cómo hacer el inventario de un restaurante (con ejemplo)

¿Qué es el inventario de un restaurante?

El inventario de un restaurante es la lista de todo lo que tienes para producir y vender en un momento dado, con su cantidad y su valor: insumos, preparaciones, bebidas y empaques. Se obtiene con un conteo físico: contar y pesar lo que realmente hay.

El conteo responde tres preguntas: cuánto vale lo que tienes guardado, qué tienes que comprar y cuánto se perdió desde el último conteo. Para esta última necesitas el stock teórico, que sale de tus compras y de las recetas de lo vendido; cómo llevarlo en el día a día lo explicamos en control de inventario en restaurantes.

Qué contar en el inventario y cada cuánto

• Insumos crudos: carnes, pescados, verduras, frutas, lácteos.
• Preparaciones en cámara: salsas, bases, subrecetas y pre-elaborados ya producidos.
• Bebidas y licores, también las botellas abiertas de la barra.
• Productos de reventa, como gaseosas o agua.
• Empaques y descartables de delivery.

No se cuentan los equipos ni la vajilla: eso es otro inventario, de activos. Tampoco los platos ya servidos.

Cómo hacer el conteo físico paso a paso

1. 1Elige un momento sin movimiento: antes de abrir o después de cerrar.
2. 2Registra antes todas las compras y salidas del día; si no, el teórico no sirve.
3. 3Prepara la hoja de conteo en el orden físico del almacén: estante por estante, cámara por cámara.
4. 4Cuenta en parejas: uno cuenta y pesa, el otro anota.
5. 5Anota en la unidad del stock y pesa lo abierto.
6. 6Compara con el teórico y vuelve a contar las diferencias grandes antes de cerrar el conteo.
7. 7Valoriza: cantidad contada × costo unitario.

Cómo contar lo que está abierto

Si llevas el pisco en botellas, una botella a la mitad es 0.50; si lo llevas en litros, mídela. Las bolsas abiertas se pesan descontando el envase. Nunca anotes «media caja» o «un poco»: lo que no tiene número no se puede comparar.

Ejemplo de inventario de un restaurante: contado contra teórico

Por ejemplo, este es el conteo semanal de seis insumos de un local, con cifras inventadas.

En una semana faltan S/ 80.64 en solo seis insumos. El limón es el que más cantidad pierde, pero el lomo es el que más soles cuesta: revisa primero por soles. El sobrante de cebolla también es una señal, casi siempre de una compra registrada de más o de una receta que pide más de lo que se usa.

Para valorizar, multiplica lo contado por el costo unitario: 8.10 kg de lomo fino a S/ 64.00 valen S/ 518.40 y la suma de todos los insumos es el valor de tu inventario. Usa siempre el mismo criterio de costo, para que un conteo se pueda comparar con el siguiente.

Si lo llevas en Excel

Usa estas columnas: código, insumo, ubicación, unidad, stock teórico, conteo, diferencia (conteo − teórico), costo unitario, diferencia en soles (diferencia × costo) y valor contado (conteo × costo). Ordena la hoja como está el almacén y no alfabéticamente.

Qué hacer con esas diferencias lo vemos en merma en restaurantes.

PEPS en el almacén: cómo rotar tus insumos

PEPS significa primero en entrar, primero en salir: se usa primero lo que llegó antes. En un restaurante es la diferencia entre usar el pescado de ayer o botarlo mañana.

• Rotula cada ingreso con su fecha de llegada y, si tiene, su fecha de vencimiento.
• Coloca lo nuevo detrás de lo que ya había, en estantes y cámaras.
• Usa primero lo que vence antes, aunque haya llegado después.
• Revisa fechas en cada conteo y registra como salida lo vencido, con su motivo.

Cómo haces el inventario con Quick eat!

En Quick eat! tienes uno o varios almacenes, por ejemplo uno por local, y registras ingresos, egresos y transferencias entre ellos. Cada compra entra como un lote con su costo, y el stock se descuenta de los lotes en orden de llegada: primero en entrar, primero en salir.

Como cada venta descuenta su receta, el stock teórico ya está calculado cuando cuentas. Con el cuadre de inventario comparas el conteo físico con el teórico para ver tus mermas. Los insumos bajo su mínimo se marcan y llega una alerta por correo por almacén.

Para saber cuánto vale cada insumo en tus platos, lee costeo de recetas. Míralo en el módulo de costos, recetas e inventario.